Todos tuvimos que lidiar alguna vez con una tarea que debería habernos tomado tan solo 30 minutos, pero que se salió de control y nos ocupó todo un día de trabajo. Si no establecemos reglas o límites de tiempo, el trabajo puede tomarnos todo el día y para poner un poco de orden está el timeboxing.
Se trata de una estrategia de gestión del tiempo que ayuda a recuperar el control de un cronograma. En lugar de perder tiempo valioso en tareas sencillas, el timeboxing puede ayudar a combatir la procrastinación (posponer deliberadamente tareas importantes pendientes, a pesar de tener la oportunidad de llevarlas a cabo), recuperar la productividad perdida y que la persona se centre en el trabajo que realmente importa.
“En algunas ocasiones, una tarea que debería tardar una hora en completarse termina comiéndose el doble o triple de ese tiempo. Con frecuencia, esto obedece a la llamada ley de Parkinson, según la cual ‘el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización’. El timeboxig ayuda a evitar que esto ocurra”, explicó Edith Sánchez, investigadora del Centro Nacional de Memoria Histórica de Colombia.
Sánchez, licenciada en Periodismo y Ciencias Sociales, señaló además: “Es posible que la agenda esté tan ajustada que terminen entrecruzándose actividades fundamentales con otras de menor importancia. Estas últimas impiden que las primeras sean hechas de manera excelente. Aplicando el timeboxing se evita esto”.
Qué es el timeboxing
El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo que se basa en el diseño de bloques de tiempo y se orienta al logro de objetivos definidos. Se aplica para elevar la productividad y evitar la procrastinación. “A veces, los microcompromisos o las tareas más triviales llegan a ocupar hasta el 60% del tiempo laboral. Esto resta eficiencia y termina generando más fatiga de la que debiera”, indicó Sánchez.
La técnica del timebloxing puede aplicarse de forma individual o en equipo. También sirve para hacer reuniones de trabajo más ágiles y productivas y se utiliza tanto para el desarrollo de proyectos como para tareas de estudio.
Bloque de tiempo rígido o flexible
Antes de establecer un bloque de tiempo, primero se necesita definir si será rígido o flexible. Un bloque de tiempo rígido significa que debes interrumpir tu tarea o actividad cuando alcances el límite de tiempo establecido, incluso si no la completaste. Establecer bloques de tiempo rígidos puede ser muy útil para las personas que tienden a ser perfeccionistas y suelen revisar una y otra vez los trabajos ya finalizados.
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Los bloques de tiempo rígidos también pueden asegurarte de que abordes todas las tareas pendientes. Del mismo modo, pueden ayudar a que se traten todos los temas de la agenda durante una reunión.
Por su parte, un bloque de tiempo flexible se puede adaptar un poco más. Durante el mismo, el límite de tiempo establecido es una sugerencia de que hay que terminar lo que se está haciendo y pasar a la siguiente tarea. Este tipo de bloques de tiempo flexibles sirve para organizar trabajos complejos, especialmente si al comenzar la tarea, no se está seguro de cuánto tiempo llevará realizarla.
En el caso de un equipo, este tipo de bloques de tiempo brinda mayor flexibilidad a los colaboradores y, al mismo tiempo, los ayuda a alinearse sobre cuándo se debe finalizar el trabajo. Durante una reunión, los bloques de tiempo flexibles pueden ayudarte a mantenerte encaminado sin tener que interrumpir la conversación, tal como sucedería en caso de definir un bloque de tiempo rígido.
Cómo establecer un bloque de tiempo
Para establecer un bloque de tiempo, hay que empezar por identificar una tarea o un conjunto de trabajo que se necesite hacer y luego hay que seguir los siguientes pasos:
- Determinar cuánto tiempo debería llevar ese conjunto de trabajo.
- En el caso de bloques de tiempo personales o de equipo, fijar un tiempo determinado en tu calendario para poder realizar dicho trabajo.
- Decidir si será un bloque de tiempo rígido o flexible.
- Evitar las distracciones durante el bloque de tiempo para mantenerse concentrado en la tarea que estás realizando.
- Finalizar y tomarse un descanso.
Dedicación y objetivo definido
Lo importante en el timeboxing es la dedicación exclusiva a la tarea y al objetivo definido para cada bloque de tiempo. La especialista señaló que “es muy importante que durante el lapso establecido haya desconexión del teléfono celular, se cierren las ventanas de la computadora que no tengan que ver con lo que se está haciendo y no se acepten interrupciones”.
El timeboxing es también un método para evitar uno de los males contemporáneos: la multitarea. De ahí que sea importante que toda la atención se centre en la actividad establecida, por el tiempo señalado y no se atienda a nada más.
“La incorporación del timeboxing a nuestra rutina requiere tiempo. Es posible que al comienzo haya ciertos desfases entre lo que se pretende y lo que se logra, pero con el tiempo irás viendo cómo se reducen estas diferencias, volviéndose cada vez menos significativas”, dijo Sánchez.
