Drive es la plataforma que concentra casi todos los archivos que tenés vinculados a tu cuenta de Google. Este poderoso centro de operaciones funciona como un conjunto de herramientas de productividad desde donde no solo podés guardar, organizar y compartir documentos, hojas de cálculo y contenido multimedia, sino también trabajar en colaboración con otras personas.
Como también es el repositorio de almacenamiento de todos los archivos del entorno Android, como fotos y videos capturados con tu smartphone, a medida que se acumulan carpetas, copias y versiones de un mismo contenido, encontrar un archivo o asegurarse de que todo un equipo trabaje sobre el documento correcto puede resultar dificil.
Además, las copias innecesarias consumen espacio y obligan a repetir tareas que podrían resolverse desde la propia plataforma.
Para ordenar ese flujo de trabajo, Drive tiene trucos y secretos que no solo evitan esos duplicados, sino que agilizan las búsquedas y reducen la cantidad de pasos necesarios para crear, actualizar o compartir un archivo.
Estos son recursos que cambiarán la manera en que te relacionás con la plataforma y harán crecer tu productividad.
Trucos para mantener Google Drive ordenado y ahorrar tiempo
1. Crear accesos directos en lugar de duplicar archivos
Un mismo archivo puede ser necesario en las carpetas de diferentes proyectos. Para que aparezca en todas ellas, no hace falta moverlo ni generar varias copias que ocupen espacio y dividan el trabajo entre versiones separadas.
Para resolverlo, Drive permite dejar el original en su ubicación y crear accesos directos en las demás carpetas. Hay que pulsar con el botón derecho sobre el archivo, seleccionar Organizar ► Añadir acceso directo y elegir el destino. De este modo, todos los accesos conducen al mismo documento y los colaboradores trabajan sobre una única versión actualizada.
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2. Crear documentos desde la barra de direcciones
Google ofrece direcciones abreviadas que permiten iniciar un archivo sin entrar primero en Drive. Al escribir doc.new en el navegador se abre un documento de Google Docs, mientras que sheet.new crea una hoja de cálculo y slide.new inicia una presentación.
En todos los casos, el archivo se genera en la cuenta principal que esté abierta en el navegador. Si existen varias sesiones activas, se puede agregar /1, /2 o /3 al final de la dirección para indicar con cuál de ellas se quiere trabajar.
3. Encontrar archivos con operadores de búsqueda
Cuando el nombre de un documento no alcanza para localizarlo, el buscador de Drive admite comandos que limitan los resultados según el tipo de archivo, el propietario o la fecha.
Para afinar la búsqueda, el operador type: permite elegir un formato específico y owner: acota los resultados según quién sea el dueño. También se pueden utilizar before: y after: seguidos por una fecha para localizar elementos anteriores o posteriores a un día determinado.
Además, estos comandos pueden combinarse con palabras clave para evitar el recorrido manual por una lista extensa de carpetas y documentos.
- Tip extra: los documentos importantes pueden marcarse con una estrella.
Secretos para compartir, actualizar y revisar archivos en Google Drive
1. Obligar a que cada persona cree una copia
Cuando se comparte una plantilla, una lista de control o un documento que debe conservarse como modelo, es posible modificar el enlace para que los destinatarios creen su propia versión.
Para activar esta modalidad hay que reemplazar /edit o /view al final de la dirección compartida por /copy. Al abrir el enlace, el usuario verá una pantalla que le pedirá generar una copia dentro de su cuenta. Con este cambio, el original queda preservado y cada destinatario puede editar su versión de forma independiente.
2. Subir una versión nueva sin cambiar el enlace compartido
Los documentos creados con las aplicaciones de Google se actualizan en tiempo real. Los PDF, las imágenes y los videos que se guardan en Drive requieren que el usuario cargue un archivo nuevo cada vez que cambia el contenido.
Para conservar el enlace ya compartido, se puede pulsar con el botón derecho sobre el archivo y seleccionar Gestionar versiones ► Subir nueva versión. Drive reemplazará el contenido visible y mantendrá la misma dirección que ya tienen los colaboradores.
3. Bloquear un archivo para impedir nuevas modificaciones
Cuando un documento llegó a su versión definitiva, Drive permite bloquearlo en modo de solo lectura. La función impide que se agreguen ediciones, comentarios o sugerencias hasta que se retire la restricción.
Para activarla hay que pulsar con el botón derecho y entrar en Información del archivo ► Bloquear. A partir de ese momento, la persona que aplica la medida tampoco podrá modificar el documento mientras permanezca bloqueado.
4. Comentar directamente sobre imágenes y archivos PDF
La vista previa de Drive permite dejar observaciones sobre imágenes y PDF sin descargar el archivo ni abrirlo en otro programa. Esta función resulta útil para revisar diseños, fotografías y documentos que no tienen texto editable.
Para hacerlo, se debe abrir el archivo con un doble clic, seleccionar el icono de comentarios en la parte superior y marcar la zona sobre la que desea escribir. La observación queda vinculada con ese sector para que los demás colaboradores identifiquen el punto señalado.
2 trucos extra de Google Drive
- Escanear documentos desde el celular
La aplicación móvil de Drive incorpora un escáner para digitalizar recibos, contratos y otros documentos impresos con la cámara del teléfono. La herramienta está disponible tanto en Android como en iPhone.
Para utilizarla hay que abrir la aplicación y tocar el icono de escaneo o el botón + seguido de Escanear documento. Drive permite revisar la captura, elegir un nombre y seleccionar la carpeta de destino antes de subirla. Una vez cargado, el archivo digitalizado queda guardado junto con el resto del contenido de la cuenta y puede localizarse desde el buscador de la plataforma.
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- Convertir automáticamente los archivos de Microsoft Office
Quienes reciben con frecuencia documentos de Word, Excel o PowerPoint pueden configurar Drive para convertirlos durante la carga. Así se evita abrir cada archivo y realizar el proceso de forma manual.
La opción se activa desde Configuración ► General ► Convertir archivos subidos al formato del editor de Documentos de Google. A partir de ese momento, los .docx, .xlsx y .pptx que se carguen pasarán a los formatos compatibles con Docs, Sheets y Slides.
