El método “inbox zero”, que consiste en tener todos los correos electrónicos leídos, es una meta difícil de conseguir. Especialmente, cuando la bandeja de entrada reúne mensajes de familiares y amigos, novedades del trabajo, facturas de servicios, las numerosas notificaciones de las redes sociales, aplicaciones y suscripciones; además del molesto spam.
Un estudio recientemente publicado en la revista Information Research concluye que los correos electrónicos desorganizados generan insatisfacción en los usuarios. Al parecer, es un mal de muchos: el 50% de los encuestados reconoció que tiene problemas para gestionar sus emails.
Correos electrónicos sin organizar: las consecuencias de una bandeja de entrada caótica
El examen realizado por investigadores de la Universidad de New England, en Australia, encontró que solo la mitad de los usuarios almacena los archivos importantes que recibe vía email en otras ubicaciones, como en la computadora (en forma local) o en la nube. Además, que si bien la mayoría ordena sus elementos de trabajo, no tiene la misma propensión con los correos.
Los resultados del informe concluyen que la desorganización de los emails conduce a problemáticas en el “mundo real”. Es decir, que el desorden en los entornos digitales trasciende a la escena virtual. En ese sentido, la incorrecta gestión de los correos electrónicos deriva en los siguientes inconvenientes:
- Pérdida de correspondencia importante, incluyendo facturas y documentos relevantes.
- Mora en el pago de servicios, ya que muchos avisos llegan por email, y consecuentes multas por retrasos.
- Persistencia de suscripciones no deseadas, ya que la mayoría de los avisos de renovación automática se envían por medios digitales.
- Registros que caducan, sin que el usuario esté al tanto. Un caso clásico que citan los investigadores es el permiso de conducir.
- Dificultad para reunir información importante, cuando es solicitada.
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El examen se basó en más de 300 encuestas a usuarios en Australia, Estados Unidos, Reino Unido, Portugal y Suiza. “El estudio fue exploratorio, por lo que se necesitarán más investigaciones para ver si nuestros hallazgos se aplican de manera más universal. Sin embargo, el análisis estadístico reveló prácticas asociadas con resultados más satisfactorios y otras que sería mejor evitar”, notaron los investigadores.
Consejos para mejorar la gestión de los correos electrónicos
- Eliminar los correos no deseados y clasificarlos como spam, además de cancelar suscripciones a emails que ya no se quiere recibir. De esta forma, la bandeja de entrada se convertirá en una lista de tareas pendientes, sin estorbos.
- Clasificar los correos electrónicos en carpetas, con sus respectivas categorías.
- Descargar los documentos importantes, y guardarlos en un entorno diferente al de la plataforma de email, por ejemplo en la computadora o en un servicio en la nube.
- Por último, el uso del calendario mejora la gestión de los correos. En ese sentido, es una buena práctica agendar recordatorios y no simplemente tener pendientes en la bandeja de entrada, a la espera de una resolución que requiere una memoria de carácter “artesanal”.
