En las plataformas digitales es importante la organización, igual que ocurre más allá de las pantallas. Encontrar aquello que necesitamos, sin rodeos, favorece la productividad y mejora la experiencia de uso. En Drive, la plataforma de almacenamiento en la nube de Google, también conviene ser prolijos. Por fortuna, aquel servicio tiene una serie de funciones que nos ayudan a ordenar los archivos, documentos y carpetas.
Google Drive: consejos para mantener la organización
Entre los tips para organizar tus elementos en Google Drive conviene comenzar subrayando la importancia de usar carpetas. Este puede ser un consejo evidente, aunque es usual toparse con casos en los que el directorio raíz está colmado de documentos y archivos sueltos. Esa desorganización, seguramente, se traducirá en una experiencia de uso deficiente.
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En tanto, el primer consejo es usar carpetas y subcarpetas para organizar tus cosas en Drive. En la mayoría de los casos, lo mejor es apelar a un criterio de jerarquías. Por ejemplo, la primera carpeta con el nombre de una materia de la escuela o un cliente de trabajo, la siguiente con el año, la que sigue con el mes.
Otra buena idea, tal como aconsejan en ZDNet, es usar colores para las carpetas. Es una recomendación clásica entre los expertos en organización, los Marie Kondo que con ideas simples nos facilitan las cosas. Hacerlo en Google Drive es fácil: clic sobre los tres puntos junto a la carpeta, después “Organizar” y finalmente elegir un color. La lógica es concreta: una rápida identificación visual ayuda a la organización y dinamiza el uso.
También conviene usar las estrellas en Drive. Se trata de la opción en esta plataforma de almacenamiento que genera una lista de elementos destacados. Esa acción lleva a los documentos y carpetas a la sección “Destacados”, para un acceso sin vueltas. Un detalle: es más fácil marcar las estrellitas desde la versión móvil de Google Drive, tocando los tres puntos y finalmente eligiendo “Agregar a destacados”.
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Por último, es una buena práctica aprovechar al máximo la barra lateral. En pos del dinamismo —más que la organización de elementos, en este caso— un buen atajo es el ítem “Recientes” que muestra los últimos documentos que fueron abiertos. Un tip final: usar las tres pestañas que aparecen al tope: “Tipo”, “Personas” y “Modificado”, para encontrar los elementos que buscás de un modo más directo, en base a esos criterios.
