Con más de 37 años entre nosotros, Excel, el poderoso programa de hojas de cálculo de Microsoft que formó parte de la exitosa suite de Office, es sinónimo de organización y productividad. Sin embargo, a pesar de su longevidad, son muchos los que desconocen algunas de sus más importantes herramientas que, sin dudas, dinamizan y enriquecen la experiencia con ese software.
Por sus innumerables funciones, y a pesar de su apariencia sencilla y limpia, la popular creación de la empresa de Bill Gates presenta diversos niveles de complejidad, fórmulas complejas y secretos ocultos que solo algunos expertos conocen.
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Así, con su amplia gama de características y funcionalidades, Excel puede ser un desafío para los principiantes. Pero, si bien aprender a usarlo puede ser intimidante, existen una serie de trucos y consejos que pueden ayudar a cualquiera a mejorar sus habilidades y conocimientos y manejarlo como un experto.
7 trucos para manejar Excel como un experto
- Cómo personalizar atajos de teclado
Como todos sabemos, los atajos sirven para ahorrar valiosas cantidades de tiempo y realizar tareas dentro del programa con mayor rapidez. Sin embargo, no son muchos quienes saben que en Excel se encuentran en la parte superior izquierda y se pueden agregar tantos como quiera cada uno.
Para agregar, quitar o configurar estos útiles accesos, deberás hacer click en la diminuta flechita hacia abajo que se encuentra en la barra superior y aparecerá un menú en el que podrás seleccionar las acciones que quieras ver como atajos.
De la misma manera, si no te sirve o no usás alguno, podés desmarcarlo y desaparecerá de la barra superior.
- Cómo fijar o inmovilizar una columna o fila
Función muy útil para cuando trabajás con tablas que contienen una gran cantidad de datos y necesitás desplazarte de manera horizontal o vertical. Para no perder de vista la información de las cabeceras, que podrían quedar fuera del campo de la pantalla, necesitarás fijar columnas o filas.
Para hacerlo, primero seleccioná la columna o fila que querés inmovilizar. Luego, accedé a la pestaña Vista y hacé click en la opción Inmovilizar. Entonces se desplegará un submenú en donde podrás elegir la opción que necesites: Fijar paneles (files y columnas), Fijar la fila superior y Fijar la primera columna. Así, ya podrás trabajar con tus datos sin perder de vista los títulos de la tabla.
- Cómo mantener los números que comienzan en cero
Cuando escribís en una celda una secuencia de números que comienza con cero, como por ejemplo 012345, al darle Enter, Excel elimina la primera cifra. Como para los cálculos matemáticos, ese número no es necesario, el programa no lo tiene en cuenta y deja de mostrarlo.
Para que la planilla lo tome tal cual lo escribiste hay dos trucos. El primero es sencillo: deberás tipear un apóstrofo antes del 0. Para el segundo, deberás seguir un par de pasos: botón derecho sobre la celda, elegir Formato de celda, y elegir Texto. De esa manera, Excel mantendrá todo exactamente cómo lo escribas.
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- Cómo sumar de manera automática todos los números de una columna, fila o tabla
Simplemente, seleccioná todas las celdas que necesitás sumar y presioná las siguientes tres teclas: ALT + =. Así, de manera automática, la suma de todas las cifras se mostrará en la fila de celdas vacía que tengas justo debajo.
Por otra parte, si solo querés saber cuánto es la suma de las celdas y no necesitás que aparezca escrita en la planilla, al seleccionar el rango en cuestión, en la parte de abajo de la pantalla de Excel, al lado de la leyenda SUM, tendrás el resultado para consultarlo.
- Cómo tachar celdas con diagonales
El uso de esta función para resaltar celdas está muy extendido. Sin embargo, muy pocos conocen que existen los “bordes” diagonales, que a veces se usan para “tachar” celdas. Es que esta función está casi oculta.
Para descubrirla, deberás ingresar en la opción de Formato de celdas (con el botón derecho) y acceder al submenú de Bordes. Allí, al hacer click en el medio del cuadrado de texto, o en sus esquinas inferiores, aparecerán las líneas diagonales.
- Cómo saber la cantidad de días entre dos fechas
Entre las funciones que tiene la maravillosa planilla de cálculos de Microsoft, que sirven tanto para el trabajo como para la vida cotidiana, se encuentra la posibilidad de calcular la cantidad de días entre dos fechas.
Para ello deberás usar la función ‘DIAS(fecha_final;fecha_inicial)’.
Basta con añadir esta función a la celda que quieras y agregar una fecha final e inicial en formato dd/mm/aaaa, y el programa te dará el resultado exacto.
- Cómo ordenar datos alfabéticamente, de mayor a menor o al revés
Es, tal vez, una de las herramientas de Excel más útiles y más usadas. Y por suerte, para quienes todavía no la conocen o no la saben usar, es muy fácil aprenderla y ponerla en práctica.
Lo primero que deberás hacer es seleccionar las celdas que contengan los datos que necesitás ordenar. Luego, en la pestaña de Inicio (siempre dentro de Excel) verás a la derecha un botón de Ordenar y filtrar (Sort & Filter, si tenés la versión en inglés). Allí encontrarás las opciones para ordenar los datos.
Podés elegir en orden ascendente (de A a Z, o de menor a mayor si se trata de números), o descendente (de Z a A, o de mayor a menor).
