Llegan las vacaciones de invierno y muchos trabajadores podrán tomarse unos merecidos diás de descanso. Sin embargo, en una época en la que los dispositivos móviles nos acompañan a todos lados, es muy dificil “desconectar” y evitar leer y responder mensajes laborales que siguen llegando a nuestra casilla de correos.
Programar una respuesta automática “fuera de la oficina” que conteste los emails es la forma ideal de informar a los demás que estamos de vacaciones y responderemos cuando volvamos de nuestro receso.
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Cómo configurar un mensaje de “fuera de la oficina” en Outlook
Programar una respuesta automática en Outlook llevará solo unos minutos.
- Lo primero que hay que hacer, una vez abierto Outlook es ir a la opción Archivo (arriba a la izquierda), buscar “Respuesta automáticas (Fuera de oficina)” y hacer clic en el botón con la puerta y la flecha.
- Luego hay que elegir si deseamos establecer un intervalo de fechas para las respuestas automáticas. De esta manera, se dejarán de enviar respuestas automáticas en la fecha y hora de finalización que hayamos indicado. En caso contrario, tendremos que desactivar las respuestas automáticas de forma manual.
- En la misma ventana, en la pestaña Dentro de mi organización, tendremos que escribir la respuesta que se enviará de forma automática. En este recuadro podremos darle formato y estilo a nuestro mensaje con las opciones en pantalla: Negritas, diferentes colores de texto, etc.
- Finalizada la respuesta, hacmeos clic en Aceptar, y listo. Los mensajes automáticos ya están programados.
Cómo desactivar las respuestas automáticas de “fuera de la oficina”
Cuando Outlook está configurado para enviar respuestas automáticas, se indica con un mensaje en la barra de opciones.
Para poner fin al envío automático deberemos seleccionar Desactivar.
Cómo configurar el mensaje de “fuera de la oficina” en Outlook Web
El proceso para activar las respuestas automáticas es muy similar en la versión web del programa de gestión de correo. Solo habrá que hacer clic en la ruedita de Configuración que está ubicada en la esquina superior derecha y seleccionar “Establecer respuestas automáticas”. Las opciones que veremos a continuación son las mismas:
Qué pasa si no está disponible la opción Respuestas automáticas
Si el menú no tiene el recuadro de Respuestas automáticas probablemente sea porque estamos usando en Outlook una cuenta de Gmail, Yahoo u otra cuenta de POP o IMAP que no admite esta función.
Cómo configurar el mensaje de “fuera de la oficina” en Gmail
En el gestos de correos de Google, programar una respuesta automática también es muy sencillo.
- El primer paso es ir a la ruedita de “Ajustes”, ubicada en la esquina superior derecha, y seleccionar “Ver todos los ajustes”.
- Cuando tengamos todos los ajustes de Gmail en pantalla, tendremos que ir hacia abajo de todo y allí encontraremos la sección “Respuesta automática”.
- Luego deberemos seleccionar “Respuesta automática activada”.
- Ahora ya podremos completar el período de envío de mensajes, el asunto y la respuesta.
- No olvidemos marcar si queremos que solamente nuestros contactos vean la respuesta automática.
- Por ultimo, debemos hacer clic en “Guardar cambios”
Y listo. ¡Felices vacaciones!
