La pandemia cambió la realidad del mundo en poco tiempo y cada país tuvo que adaptarse a una nueva normalidad y saber reinventarse en una infinidad de ámbitos. En ese contexto, las videollamadas aparecieron como una solución para muchas cuestiones como el estudio, el trabajo virtual o las reuniones laborales que no se podían hacer presencialmente.
Esta nueva realidad trajo una gran cantidad de novedades, y aparejado con las videollamadas aparecieron las plataformas como Google Meet, Microsoft Teams o Zoom, que fueron sumamente útiles para muchas personas. Pero con esta aplicación también se generaron nuevos problemas que se desconocían, como el tiempo que había de videollamada o el ingreso de personas indeseadas a las reuniones virtuales.
En plena cuarentena las redes sociales se inundaron de bloopers en clases de la universidad o en reuniones laborales donde algunos chistosos ingresaban para hacer bromas a los anfitriones de la reunión, creando un ambiente de incomodidad y, algunas veces, de miedo entre los asistentes.
Finalmente estas situaciones se terminaron, porque Zoom creó un documento donde indica de forma detallada los errores cometidos por los anfitriones de una reunión, que derivaron en que personas indeseadas aparezcan sin previo aviso en la misma. También revelaron algunos trucos para proteger las llamadas y evitar al máximo el ingreso de desconocidos a las salas virtuales sin previa autorización.
Los dos grandes errores durante las videollamadas
- Compartir el código públicamente. La compañía asegura que el principal error que suelen cometer los anfitriones es que comparten el código de la reunión a cuanta persona se encuentran. Esto genera que se rompa la seguridad de la llamada antes de que comience. ¿Por qué? Porque filtrando el código, cualquier persona puede reenviarlo a un tercero que puede ingresar a la reunión.
“Las interrupciones suelen producirse cuando la información de la reunión se hace pública. Un usuario puede publicar el enlace de una reunión privada en las redes sociales o compartir la información de su aula virtual. Cuando estos enlaces están en las redes sociales u otros foros públicos, su reunión es completamente pública, y cualquiera que tenga el enlace puede unirse a ella”, explica la empresa.
- Usar el ID personal de la reunión en un evento virtual. Algunos cibernautas usan el ID personal de la reunión en medio de un evento virtual al que pueden asistir desconocidos. Este código, que representa la sala virtual propia de cada persona, “es básicamente una reunión continua”, por lo que hacerlo público “permitiría a cualquier persona ajena ingresar en su espacio virtual personal una vez que la reunión designada haya finalizado”.
Opciones para decirle que no a los intrusos
Conociendo los dos grandes problemas por los que los desconocidos acceden fácilmente a reuniones privadas, hay que poner manos a la obra para blindar las reuniones. Para esto, zoom ofrece cuatro alternativas importantes para evitar un momento indeseado.
- Exclusivos para usuarios registrados. Configurar la llamada para que solo los usuarios previamente registrados puedan acceder a la reunión es una gran opción porque cualquier persona que quiera unirse tendrá que hacerlo con el correo electrónico al que fue enviado la invitación. Así es como se protege la sala y se puede tener un conteo exacto de las personas que pueden estar en la misma.
- Bloquear la reunión. Según explica Zoom, al bloquear una reunión que ya haya comenzado, no pueden unirse nuevos participantes, incluso aunque dispongan del ID y la clave de acceso de la reunión. ¿Cómo se hace? Se debe hacer click en el ícono de seguridad de la parte inferior de la ventana de Zoom. Allí saldrá una ventana emergente en la que se debe clickear el botón bloquear.
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- Código de acceso privado. En este caso se dependerá de la confidencialidad de los asistentes a la reunión para evitar un momento indeseado porque el código de acceso se compartirá exclusivamente con las personas a las que quiere invitar.
- La sala de espera. Habilitar esta opción permitirá verificar la identidad de una persona previo a que haga su ingreso en la reunión. Si el usuario no es conocido se negará el acceso y se protegerá la seguridad del resto de los participantes.
