En la película “Tiempos modernos”, el obrero encarnado por Charles Chaplin tenía que ajustar tan rápido y tan mecánicamente las tuercas en una línea de montaje que terminaba actuando como un robot, de manera inhumana. Casi 90 años después, Elon Musk postula que habría que trabajar la también inhumana cantidad de 120 horas a la semana. Todavía no sucedió, pero el horizonte da miedo.
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Cansados por la sobrecarga laboral, exigidos por las necesidades familiares, tironeados por requerimientos múltiples, nos paralizamos. Cuesta entender por dónde empezar, qué demanda atender. Todo es urgente. Todo es importante. Todo no se puede.
Y lo primero, siempre, es poner un pie delante del otro. Pero pasar a la acción no es simplemente dejar de procrastinar: es resolver de modo concreto, avanzar con certezas. No se trata solo de decir basta a la eterna postergación haciendo algo para justificarse, sino de poner en marcha tareas efectivas, eficaces y eficientes.
En esta nota, consejos, ideas y soluciones de quienes ayudan a llevar este objetivo a la práctica.
Diseñar un plan
“El primer gran aprendizaje es que ser más productivos no es hacer más, es hacer mejor. El mayor problema es no identificar lo que de verdad es importante”, dispara Sofía Contreras, autora de “Pasa a la acción”, libro que acaba de ser publicado por Planeta.
Creadora de una academia de negocios por la que pasaron más de 18.000 alumnos, Contreras explica que para empezar a ordenar los pendientes es clave tener claro los “no negociables”, es decir, qué es imprescindible. Y cita a Steve Jobs, con aquello de que “decidir qué no hacer es tan importante como decidir qué hacer”.
Una vez establecidas las prioridades correctas, es necesario mentalizarse acerca de concretar una acción pequeña a diario. La consistencia es fundamental para alinear deseos y resultados.
La consultora recurre a una herramienta tan clásica como efectiva: anotar las metas. “La gente que me rodea se ríe porque me encanta escribir mis ideas en servilletas de papel. Al escribir, las hacemos tangibles, les damos forma, las empezamos a transformar en realidad”.
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Nuestro cerebro, dice, es un órgano maravilloso que, entre sus incontables funciones, también actúa como un GPS. “Para ponerlo a funcionar, primero tenemos que indicarle a dónde queremos llegar. Saber el «porqué» de nuestras prioridades nos otorga un propósito para las decisiones y eso nos conecta emocionalmente con nuestras metas, haciéndolas más valiosas y relevantes”.
Aquí entran a jugar los programas de contingencia (eso que llamamos Plan B, C y más). No es pesimismo, es eficacia. Contreras recuerda que antes de lanzar la misión que llevó a los astronautas a la Luna en 1969, la NASA dedicó meses y meses a anticipar y planificar eventuales fallos.
“Literalmente, imaginaron cada posible desastre. Uno de los escenarios más críticos que contemplaron fue la posibilidad de que los astronautas quedaran varados en la Luna, y fue tan real que el presidente Richard Nixon tenía preparado un discurso y estaba prevista una transmisión final en la que los astronautas pudieran despedirse del mundo”.
Todo salió bien. Pero no fue tiempo ni trabajo perdido porque se ganó en certezas: “En un mundo lleno de incertidumbres, una posibilidad, la capacidad de anticipar y planificar puede ser la diferencia entre el éxito y el desastre”.
En este punto, salen a la cancha los boicots. ¿Por qué pagamos el gimnasio y no vamos? ¿Por qué aplazamos hacer lo que queremos? Es lo que en su libro la autora llama “trampas diarias”. Para superarlas, hay que razonar. “Tal vez el secreto no esté en levantarse a las 5 am, sino en entender que tu hora más productiva es al mediodía”, ejemplifica Contreras.
“El cerebro humano está equipado con un sistema de recompensa que responde rápidamente a estímulos que generan placer, como la comida o el sexo. Activan la liberación de dopamina, un neurotransmisor que nos hace sentir bien y refuerza comportamientos que aumentan nuestras posibilidades de sobrevivir. Pero esta búsqueda de recompensas inmediatas nos lleva a postergar lo que requiere esfuerzo constante”, sostiene.
De ahí que muchas veces se desata un diálogo interno de indulgencia. ´Merecés descansar después de todo lo que hiciste´ o ´Para qué trabajar tanto en algo que no va a funcionar´ son frases habituales de esta especie de negociación donde el cerebro trata de convencernos de tomar un atajo.
“Cada vez que cedemos, reforzamos un patrón de comportamiento que hace que sea más difícil mantenernos enfocados en el futuro. Tu esfuerzo tiene que estar en los primeros segundos para correr el pensamiento que genera resistencia y ponerte en marcha hacia lo que estás evitando”, advierte la experta.
En otras palabras, en lugar de tirarte en el sillón cuando llegás a casa, cambiate y salí hacia el gimnasio. Es lo que muchos atletas definen como “entrenar siempre, sin pensarlo. Con y sin ganas”. La acción genera motivación.
Para convertir esta actitud en hábito, Contreras sugiere “bajar la barrera de entrada, hacer que las metas sean más alcanzables eliminando complejidad innecesaria”.
“El superpoder de nuestra época es la capacidad de hacer foco. Y es fundamental encontrar un equilibrio entre tener claridad sobre nuestras metas y diseñar sistemas efectivos para alcanzarlos. El objetivo es desagregar los grandes pasos en pequeñas acciones manejables”, apunta. No es subir el Everest, es dar pasos:
- Paso 1: decidir qué tiene que pasar esta semana e identificar prioridades.
- Paso 2: organizar el día en base a lo que es importante para uno, no para los demás.
- Paso 3: hacer solo una tarea a la vez.
- Paso 4: tachar cada tarea finalizada en la lista de pendientes. La liberación de dopamina que esto provoca genera sentimientos de satisfacción.
- Paso 5: aprender de cada día y perfeccionar el sistema. Entender lo que sentimos ayuda a hacer ajustes positivos.
“Solo se puede saber si una decisión es la correcta en la acción. Podés plantear tu mudanza a otra ciudad como un experimento: si se cumple lo que tenías en mente te quedás, y si no, volvés o tomás alguno de todos los caminos que se abran. Tendemos a sufrir más en la imaginación que en la realidad. Y la única forma de salir de nuestros supuestos -anima Contreras- es accionando”.
Una tarea a la vez
“El método Timeboxing”, de Marc Zao-Sanders (Urano, 2024) es un libro que propone una técnica que consiste en “seleccionar qué hacer antes de que surjan las distracciones del día; especificar cada tarea en un calendario, indicando cuándo comenzará y terminará; enfocarse en hacer una tarea a la vez y realizarlas a un nivel aceptable”. Un golpazo para los fanáticos de la perfección.
El autor, que es cofundador y CEO de una empresa de tecnología del aprendizaje, postula que la punta de ovillo es programar un espacio de reunión con nosotros mismos que se repita a diario (pueden ser 15 minutos a primera hora o en la noche anterior) para organizar las prioridades de la jornada. Es decir, 15 minutos para planear las siguientes 15 horas.
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En ese momento de planificación se revisan las tareas por hacer y se establecen prioridades, representando cada una con un timebox, una caja de tiempo en el calendario. ¿Requisitos? Confiar en las decisiones tomadas, alejarse de las distracciones, no obsesionarse con la perfección, ser puntual.
“Es crucial mantenernos dentro de los tiempos establecidos. El éxito (del método) depende en parte de nuestra habilidad para estimar el tamaño de nuestros timeboxes desde el principio”, desafía.
El arte de planificar contempla, así, un registro explorable de actividades realizadas, que no solo sirve como respaldo para trabajar. “Si recuerdas más, pensarás con más inteligencia”, dice Zao-Sanders.
El autor coincide con Contreras en la ineficacia del multitasking, que a su juicio afecta la productividad en un 40%. En cambio, “aprovechar el tiempo muerto con un objetivo concreto en lugar de seguir las órdenes de los algoritmos de tus aplicaciones puede brindarte una hora adicional al día”.
“Si notas que estás al borde la procrastinación, identifica cuál es la acción más pequeña que es necesaria para iniciar la tarea”, recomienda. Y agrega: “Necesitamos tomar descansos para relajar el cuerpo y la mente y recompensarlos por nuestros logros”. En ese sentido, sugiere 5 minutos de descanso por cada media hora de enfoque.
Actuar con inteligencia
Ya en 2017, en el libro “La fábrica de tiempo” (Conecta), Martina Rua y Pablo M. Fernández planteaban que la productividad personal “no se cierne solo al mundo del trabajo, sino que busca incluir todas las dimensiones de nuestra vida”.
“La productividad es una media de cuánto logramos, no de cuán ocupados estamos. Por eso es tan importante aprender a trabajar de la manera más inteligente posible”, afirman. Para conseguirlo, hay que entrenar la capacidad de ordenar nuestros tiempos.
Ambos acuerdan con los otros expertos que una excelente herramienta es descomponer un gran objetivo en metas simples. Y anotarlas: “La mente es para generar ideas, no para retenerlas”. Por eso una agenda y una lista de pendientes son aliados clave.
“Agendá toda actividad, desde una reunión laboral hasta esa cerveza con un amigo del alma. Si se cancela o cambia de fecha, volcalo en la agenda. Estimá hora de inicio y finalización. Eso asegura estar diciendo que podés cuando realmente podés”, plantean.
Otros recursos que mencionan son definir plazos con claridad. Empezar el día por lo más molesto que haya que hacer, generar rutinas de horarios y encadenar ese compromiso para que fluya mejor: si hoy no cumplo con esta tarea, mañana me costará retomar el ritmo.
“También hay que apagar las notificaciones del celular, aunque implique batallar al principio. Un cambio de comportamiento requiere un cableado y a nuestro cerebro le tomará entre 22 y 90 días asimilar una conducta temporaria como habitual”, remarcan.
Además, postulan “repensar el valor de la perseverancia como un gran motor hacia la creatividad”; comenzar el dia offline, no abriendo notificaciones antes de levantarnos; valorar cierta dosis de fiaca como “renovadora de la energía”; recargar pilas al aire libre cada tanto; jugar para trabajar mejor y procurar un descanso nocturno reparador: dejar el teléfono cargando fuera del dormitorio y usar un despertador de la vieja escuela.
Calibrar la brújula interna
“El cerebro está diseñado para mantenerte con vida, no feliz. Cualquier dirección nueva, sin importar lo inspiradora, estimulante, intensa o sincera que sea, inevitablemente provocará la resistencia del sistema nervioso. Tu trabajo no es luchar contra ella, sino aliviarla, coexistir e incluso colaborar”.
Provocador, James Doty es médico y profesor de Neurocirugía en la Universidad de Stanford. Desde su experiencia como conocedor del cerebro, recomienda “calibrar la brújula interna” para concretar el pasar a la acción.
Para eso tenemos que focalizarnos en actividades o acciones que nos brindan sensaciones duraderas de calidez. Experimentar emociones positivas potentes ayuda al cerebro a elegir qué es más importante y “digno de ser perseguido”. Aquí entra a jugar aquello de seleccionar bien qué batallas dar.
Y cuando nos alcanza la desmotivación (es normal que en algún momento aparezca) volver a estas sensaciones buenas es útil para recobrar fuerzas, explica el médico en el libro “Tu mente es mágica” (Urano, 2025).
Doty dice que la fase siguiente es instalar nuestra intención en el subconsciente, y para eso propone imaginar lo que se tiene como objetivo con lujo de detalles, como si hubiera que rellenar un cuadro gigante con elementos muy pequeños de la escena.
La parte final de su paso a la acción incluye, además de la necesaria cuota de pasión, centrarse en los beneficios que nos aportará la meta obtenida, no solo individualmente. Sumar resultados colectivos siempre genera empuje extra, y de ahí que hable de “conectarla con algo superior”, equiparándola con una “misión”.
Se cree que el dicho “no cuentes los pollos antes de que nazcan” surgió de una fábula de Esopo y alude a que lo realmente valioso es lo concretado. En ese sentido, Contreras recuerda una anécdota relatada por el escritor John Maxwell, experto en liderazgo. El norteamericano contaba que, cuando era niño, un día su padre lo interpeló junto a sus hermanos:
—Cinco ranas están sentadas en un tronco. Cuatro deciden saltar, ¿cuántas quedan?
John respondió:
—Una.
—No —respondió el padre—, cinco.
—¿Por qué?
—Porque hay una gran diferencia entre decidir y hacer.
